Manual de Usuario - OTD Dashboard

1. Introducción al Sistema

OTD Dashboard (On-Time Delivery Dashboard) es un sistema integral de gestión y seguimiento de órdenes y entregas que permite:

  • Monitorear el estado de órdenes y pedidos en tiempo real
  • Calcular KPIs de rendimiento y cumplimiento de entregas
  • Gestionar problemas y retrasos de manera proactiva
  • Mantener historial completo de cambios y modificaciones
  • Procesar datos automáticamente mediante ETL
Objetivo Principal: Garantizar entregas puntuales y proporcionar visibilidad completa del proceso de cumplimiento de órdenes.

3. KPIs y Métricas

📊 Principales Indicadores de Rendimiento
% Entregas a Tiempo (Pedidos)

Cálculo:

(Pedidos completados a tiempo / Total pedidos completados) × 100

Criterio: Un pedido está "a tiempo" si fecha_completado ≤ fecha_entrega

% Entregas a Tiempo (Órdenes)

Cálculo:

(Órdenes 100% completadas a tiempo / Total órdenes completadas) × 100

Criterio: Una orden está completa cuando todos sus pedidos están completados

Pedidos con Retraso

Pedidos que han superado su fecha de entrega sin completarse.

Criterio: fecha_actual > fecha_entrega AND estatus != 'completado'

Problemas Activos

Número total de problemas registrados que aún no han sido resueltos.

Estados: pendiente, en_proceso, resuelto

🎯 Interpretación de Métricas
  • 90-100%: Excelente rendimiento
  • 80-89%: Buen rendimiento
  • 70-79%: Rendimiento aceptable
  • <70%: Requiere atención inmediata

4. Proceso ETL (Extract, Transform, Load)

El proceso ETL es el corazón del sistema que mantiene los datos actualizados automáticamente.

🔄 Flujo del Proceso ETL
1. EXTRACT

Extrae datos de archivos CSV:

  • ordenes.csv
  • pedidos.csv
2. TRANSFORM

Procesa y limpia los datos:

  • Validación de formatos
  • Cálculo de prioridades
  • Detección de cambios
3. LOAD

Carga datos a PostgreSQL:

  • Merge inteligente
  • Preserva modificaciones manuales
  • Actualiza estados
🔒 Protección de Modificaciones Manuales

El ETL respeta las modificaciones manuales mediante campos de control:

  • modificado_manualmente: Indica si el registro fue modificado por un usuario
  • fecha_modificacion_manual: Timestamp de la última modificación manual
  • hash_etl: Hash para detectar cambios en datos fuente
⏰ Programación del ETL

El ETL se ejecuta automáticamente cada hora mediante cron job:

0 * * * * cd /var/www/otd-app && /var/www/otd-app/venv/bin/python etl.py >> logs/etl.log 2>&1

5. Estructura de Datos

🗄️ Tablas Principales
📋 Tabla: ordenes
CampoTipoDescripción
idINTEGERID único de la orden
claveVARCHARClave identificadora
fecha_entregaDATEFecha programada de entrega
prioridadVARCHARalta/media/baja
estatusVARCHARpendiente/completado
modificado_manualmenteBOOLEANControl ETL
📦 Tabla: pedidos
CampoTipoDescripción
idINTEGERID único del pedido
orden_idINTEGERReferencia a orden
productoVARCHARNombre del producto
cantidadINTEGERCantidad solicitada
surtidoINTEGERCantidad entregada
saldoINTEGERCantidad pendiente
estatusVARCHARpendiente/completado
fecha_completadoTIMESTAMPCuándo se completó
⚠️ Tabla: problemas
CampoTipoDescripción
idINTEGERID único del problema
orden_idINTEGEROrden afectada
origen_problemaVARCHARCausa del problema
estadoVARCHARpendiente/resuelto
fecha_reporteTIMESTAMPCuándo se reportó
descripcionTEXTDetalles del problema
📝 Tabla: cambios_estado
CampoTipoDescripción
idINTEGERID único del cambio
pedido_idINTEGERPedido modificado
estado_anteriorVARCHAREstado previo
estado_nuevoVARCHARNuevo estado
fechaTIMESTAMPCuándo ocurrió
usuario_responsableVARCHARQuién lo cambió
comentariosTEXTNotas adicionales
💡 Ejemplo de Relaciones

Una orden puede tener múltiples pedidos. Cada pedido puede generar múltiples cambios de estado y problemas.

Orden #12345
├── Pedido #001: Producto A (cantidad: 100, surtido: 80, saldo: 20)
├── Pedido #002: Producto B (cantidad: 50, surtido: 50, saldo: 0) ✅
└── Pedido #003: Producto C (cantidad: 75, surtido: 0, saldo: 75) ⚠️

6. Gestión de Problemas

🚨 Tipos de Problemas
Retrasos

Pedidos que han superado su fecha de entrega

  • Detección automática
  • Registro en tabla problemas
  • Notificación al usuario
Faltantes

Productos no disponibles en inventario

  • Registro manual
  • Seguimiento de resolución
  • Impacto en KPIs
Otros

Problemas diversos del proceso

  • Problemas de calidad
  • Problemas logísticos
  • Problemas de documentación
📋 Flujo de Resolución
  1. Detección: Automática (ETL) o manual (usuario)
  2. Registro: Se crea entrada en tabla problemas
  3. Asignación: Se asigna responsable
  4. Seguimiento: Actualizaciones de estado
  5. Resolución: Cierre con comentarios

7. Historial y Auditoría

📊 Registro de Cambios

El sistema mantiene un registro completo de todos los cambios realizados:

Información Registrada
  • Estado anterior y nuevo
  • Fecha y hora exacta
  • Usuario responsable
  • Comentarios y notas
  • Motivo del cambio
Casos de Uso
  • Auditorías internas
  • Análisis de rendimiento
  • Resolución de disputas
  • Mejora de procesos
  • Cumplimiento normativo
💡 Tip de Uso

Utiliza los filtros en la página de Historial para encontrar cambios específicos por fecha, usuario o tipo de modificación.

Para soporte técnico o preguntas adicionales, contacta al administrador del sistema.

Manual actualizado: 08/12/2025 | Versión del sistema: OTD Dashboard v1.0